ITを活用した業務改善支援

ITを活用した業務改善について

業務にITを取り入れたほうが良いとは思うけど、
・ものすごく費用がかかりそう
・導入に失敗した事例が多いと聞く
・ITを導入できる人材がいない
等の理由により断念されていませんか?
弊社には経営とITの専門家が多数在籍しております。御社の実情にあった必要最小限かつ最適なIT化推進を支援いたします。

ITを活用した業務改善支援

IT(情報技術)と一口にいっても、その用途は様々です。大きく分けると以下のような3つの利用方法があります。


①事務処理の効率化
売上や費用(法人税等計算)、在庫、人ごとの給料計算(社会保険料・所得税)、請求書、領収書等の管理を効率化します。紙とペンでやろうとすると大変な作業です。

②データの活用
売上等のデータ解析、顧客リスト利用、生産データの活用、会社内での情報共有などです。高度なものだとAI(人工知能)、ビッグデータなどもあります。

③情報発信・販売
ホームページ、SNS等を利用した情報発信、ネットショップなどです。近年は、写真や動画をいかに活用するかがポイントになっています。

その他、ロボット技術ですとか、動画を社内教育に使うなど、上記には分類できないものも多数ありますが、一般的には、上記を実現するために、

  • ・情報システムの開発・導入
  • ・ホームページの開設

が必要になります。当然ながら自社でできない場合は、外注・購入することになります。

ITコンサルティング業をしていますと、情報システムの開発・導入、ホームページの開設について、以下のような心配をされている方が非常に多くいらっしゃいます。

  • ・ものすごく高額である
  • ・失敗(効果がでない)が多い

これらの心配に対しては、いつも以下のような話をしています。

  • 導入費用はさまざま
  • 補助金もあれば使える

現在は、情報システム・ホームページを低額で導入する方法もたくさんあります。家を例にとるとわかりやすいかもしれません。

例えば、あなたの会社専用の情報システム・ホームページを一から作り上げる(注文住宅)場合は、高額になりますが、売っているものを買う(戸建て住宅・集合住宅)場合や使っている期間だけお金を払う(賃貸住宅)場合は比較的費用を抑えられます。なかには無料で利用できるものもあります。

あなたの会社の規模や実現したいことによって選択することができます。

また、最近は時期にもよりますが、国や都、区などが実施する補助金も多数ありますので、うまく利用すれば大きく費用を低減させることができます。



失敗(効果がでない)が多いのは本当


情報システム開発・導入、ホームページの開設に失敗している会社は多数あります。

最初の開発・導入時に失敗し、使うこと自体ができないこともありますが、むしろ、たちが悪いのは、普通に使っていますが、経営をよくするために活かされていないものです。


効果が出ていないことを実感しているものの、お金をかけてしまった手前、使わざるを得ないなんてこともあります。



なぜ、多くのIT化が失敗してしまうのか?


情報システム開発・ホームページ開設を行う場合、その多くは情報システム開発会社やホームページ製作会社(以下、ベンダという)に発注しますが、トラブルに陥る案件が多数あります。例えば、

  • ・多額のお金を支払ったのに、まったく使えないものができあがった。
  • ・あとから多額の追加費用を請求された。
  • ・納期どおりに納品されなかった。

などです。中には、裁判沙汰になるものもあります。上記のトラブル内容を見ると、当然ベンダ側に非があると思いがちですが、以下のような理由から発注者側の責任が問われるケースが多いようです。

  • ・発注者が必要な情報をベンダに提供しなかった。
  • ・発注者がベンダからの質問に回答しなかった。
  • ・発注者が情報システムのテスト環境を提供しなかった。

IT化に発生する様々な問題に対して、ベンダとともに考えたり、開発中のシステムをテストするなど、発注者にもたくさんの役割を果たす義務があり、これを「発注者の協力義務」といいます。この義務を果たさないと、まったく使えないものに多額の費用を支払ったうえに、損害賠償まで請求されかねません。

では、上記のようなトラブル(失敗)の原因はなんでしょうか?


それは、ベンダに丸投げしてしまうからです。


「ベンダはプロなのだから、まかせておけば大丈夫」というのは大間違いです。

確かにベンダは、システム開発・ホームページ開設のプロですが、あなたの事業に関しては素人なのです。逆に発注者側にはITに関する知識がないため、ベンダとの意識の共有ができず、結局よくわからないから任せるということになってしまいます(ITに関する情報格差が非常に大きい)

これが、

  • ・役に立たない情報システム・ホームページ
  • ・不必要な機能が多く、高額なシステム
  • ・ベンダにとって有利な契約内容

につながってしまいます。

上記にも書いた家で例えると、一人暮らしなのに、10部屋あってバス・トイレが2個あるような豪邸ができあがってしまうのです。

IT化は、あなたの会社がよくなるために行ったはずですが、丸投げすることにより、いつのまにかITベンダにとって都合がよいものになってしまいます。


IT化は、あなたとベンダの共同作業


例えば、情報システムの開発は一般的に、以下のような手順で進んでいきます。


①要件定義
どんなシステムを作るのかを決める

②基本設計
システムの入出力(画面や帳票等)を設計する

③詳細設計
システムをどのように作るのかを設計する

④製造
システムを作る

⑤テスト
システムが動作するか確認する

⑥受入テスト
①で決めたとおりのシステムになっているか確認する

③④⑤については、ベンダに任せますが、①②⑥については、あなたの会社が主体となって行う必要があります。

特にシステム開発の出発点となる①要件定義は、その後の全工程に影響する大変重要なものであるため、以下のようなポイントを押さえて、綿密に検討する必要があります。


  • ・経営戦略と整合性があること
  • ・経営に対する効果を明確にすること
  • ・個別の部門だけでなく、会社全体にとって有効であること
  • ・ITを使って実現可能であること


そうはいっても人材がいない?


上記に書いたように、IT化を進めるためには、あなたの会社の積極的な関与が必要になります。また、ITを使うわけですから、ITに関する知識が必要になります。

しかし、ただでさえ人手不足の中、会社全体の業務とITに詳しい人材を確保するのは大変難しいのではないでしょうか?



経営とITの専門家が、あなたの会社のIT化を徹底サポート


ここに弊社の出番があります。弊社には、中小企業診断士(経営のプロ)かつ元IT業界の人間が多数在籍しています。

我々が、あなたの会社の情報システム部長代わりとなり、要件定義から受入テスト、導入後の運用まで、あなたの会社の立場になって、徹底的にサポートします。

あなたの会社のことをよく考えて作られた情報システム・ホームページは、あなたの会社の経営を改善するのにとても役立ちます。

よくわからないからやらないというのは非常にもったいないことです。できることからIT化を進めていきましょう。

初回相談は無料です。ぜひ、お気軽にご相談ください。